工程檔案管理員

東莞-沙田鎮(zhèn)|全職|1人

免費(fèi)班車  五險一金  雙休  帶薪年假  免費(fèi)體檢  免費(fèi)培訓(xùn)  國有企業(yè)  包吃包住  年終獎

工作經(jīng)驗(yàn)：3年

學(xué)歷要求：大專

年齡要求：25~50

語言要求：不限

職位描述

職位類別：圖書情報/檔案管理 資料員 助理/秘書/文員

一、工程檔案管理員職責(zé)

1、負(fù)責(zé)本單位文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

2、堅持平時整理。根據(jù)本單位不同種類文件材料的形成特征，制定案卷類目，合理分類存放，便于利用和歸檔。

3、歸檔案卷做到頁號編寫準(zhǔn)確，案卷目錄清楚，案卷標(biāo)題簡明扼要。

4、保管好本公司歸檔的案卷，注意文件材料的安全和保密。

5、按要求對檔案進(jìn)行分類、整理、編目，并編制檢索工具，能應(yīng)要求快速、準(zhǔn)確地查詢所需檔案。

本公司在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價值的，或者相關(guān)政府部門送來的與本公司關(guān)系密切的各類文件材料(包括公文、書信、會議、合同、圖紙、登記表、報表、名冊、獎品、影像音資料等)都屬收集歸檔范圍。

1、股東會、董事會會議記錄、會議紀(jì)要、決議。

2、各種工作會議、專業(yè)會議的會議記錄、會議紀(jì)要。

3、公司發(fā)出的各類工作計劃、方案、安排、總結(jié)、匯報、簡報、通知等文件。

4、各項(xiàng)規(guī)章制度。

5、向上級請示的文件，以及上級批復(fù)的各類文件。(不包括項(xiàng)目審批文件)

6、各種綜合的或?qū)ｎ}的可行性研究、考察等報告。

7、工程建設(shè)底圖、藍(lán)圖及文字材料。

8、經(jīng)批復(fù)的工程設(shè)計圖紙及文字材料。

9、各種報表、名冊、登記表、簿冊、數(shù)據(jù)、憑證。

10、宣傳或反映本公司重要活動的影像音資料。

11、本公司獲得的獎狀、獎證、獎?wù)?、獎旗、獎品?/span>

12、各項(xiàng)財產(chǎn)權(quán)利證明、憑證，各種證明存根，各項(xiàng)許可證。

13、本公司編輯、出版的刊物。

14、本公司招聘、試用轉(zhuǎn)正、晉升、加薪等各類人事資料。

15、有關(guān)單位與本公司簽訂的合同、合約、協(xié)議。

16、銷售合同及銷售客戶資料。

三、歸檔要求

1、凡公司發(fā)出的文件，由管理部的有關(guān)人員收集，交由檔案專管員歸檔。

2、一項(xiàng)工作已完成時，由經(jīng)辦人員將進(jìn)行該項(xiàng)工作形成的全部文件材料系統(tǒng)整理后，主動送交專管員歸檔。?

3、編制交接表，一項(xiàng)資料由經(jīng)辦人交專管員歸檔時，應(yīng)登記并雙方簽名。

4、每年三月進(jìn)行一次全面、徹底的清查整理。

5、正文與底稿(簽發(fā)稿)主件或附件、請示與批復(fù)、來文與復(fù)文一起歸檔。

6、歸檔的文件材料應(yīng)是原稿原件，一般不用復(fù)制件。應(yīng)注意:檢查應(yīng)蓋公章是否已蓋，文件沒有標(biāo)題應(yīng)加上標(biāo)題，內(nèi)容、摘要、文件沒有標(biāo)明日期的要標(biāo)上日期。

7、歸檔的影像音資料要寫上文字說明。

8、歸檔的文件材料必須經(jīng)過初步整理，把同一具體問題的文件材料集中在一起，按文件的先后形成排列好。

9、財務(wù)憑證、報表由主辦會計負(fù)責(zé)保管。

四、檔案的借閱與復(fù)印

1、編制借閱表，當(dāng)借出和還回時都必須填寫，并經(jīng)使用人和保管人雙方共同簽名。

2、查閱各類檔案應(yīng)在公司內(nèi)進(jìn)行，查閱應(yīng)不劃道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毀等。特殊情況需借出公司使用的，需填寫借出申請并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或副總經(jīng)理批準(zhǔn)。

3、外單位來人查閱本單位檔案，需持單位介紹信并經(jīng)公司總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，方可查閱或復(fù)制。

五、檔案的保密管理

1、工程檔案管理員和公司工作人員均應(yīng)遵守保密制度，嚴(yán)格遵守保密原則，確保檔案的安全。

2、凡是調(diào)用檔案，必須經(jīng)檔案人員提供，任何人不得直接查找。

3、借閱檔案必須嚴(yán)格按照檔案借閱制度辦理手續(xù)，限期使用，按期返還，返還檔案要認(rèn)真檢查核對，發(fā)現(xiàn)問題及時追查。

4、股東會、董事會會議文件僅供股東和董事會會議組成人員查閱。其他人員須查閱的，須經(jīng)總經(jīng)理同意。

5、各部門員工只可查閱與本部門相關(guān)的資料，確實(shí)需查閱其他資料的須副總經(jīng)理同意。

六、檔案的銷毀

1、經(jīng)過鑒定確需銷毀的檔案，必須列出檔案銷毀清冊。

2、檔案銷毀，必須嚴(yán)格執(zhí)行審批制度，各類檔案必須經(jīng)部門經(jīng)理、總經(jīng)理、董事長審批同意后銷毀。

3、批準(zhǔn)銷毀的檔案，要有兩人鑒銷;銷毀完畢，鑒銷人要在銷毀清冊上寫明某曰已銷毀并簽名蓋章。在相應(yīng)的《案卷目錄》、《檔案總登記簿》上注明“已銷毀”。

工作地點(diǎn)

廣東省東莞市沙田鎮(zhèn)虎門港沙田港區(qū)立沙島作業(yè)區(qū)石化三路東莞巨正源科技有限公司

公交路線： 乘坐628路（沙田大流方向）至終點(diǎn)站沙田大流站下車，進(jìn)入立沙島精細(xì)化工區(qū)，前往石化三路即到。

聯(lián)系方式

聯(lián)系人： 李先生、崔女士、陳女士

聯(lián)系電話： 0769-81710610-8303

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